12 fontos szempont, mielőtt virtuális projektmenedzsmentet alkalmazunk

Bár egyre fejlettebb kollaboratív megoldások állnak rendelkezésre, az online projekt menedzsment a legtöbb vállalati közép és felső vezetőnek nem egyszerűbb, mint a hagyományos, fizikai jelenlétre épülő vezetés. Ez nem véletlen, az online módszertanokat és az ezeket megalapozó technológiákat éppen úgy el kell sajátítani, mint annak idején a legjobb offline cégvezetési gyakorlatokat.

Bár minden technológiai ugrás azt ígéri, hogy időt és energiát szabadít fel a számunkra, a hétköznapi tapasztalatunk nem azt mutatja, hogy a szabadidőnk a technológia fejlődésével szigorúan monoton ütemben növekedne – állítja Sapiens című sikerkönyvében Yuval Noah Harari történész. Az utóbbi évek technikai fejlődése részben alátámasztja ezt a megállapítást, bár hajlamosak vagyunk megfeledkezni például arról, hogy a home office megoldások hány nő számára tették lehetővé az utóbbi években, hogy karrierjük feladása nélkül maradhassanak otthon gyerekeikkel.

Mindezek ellenére tévúton jár, aki úgy véli, hogy a távoli munka-, vagy projektszervezés legnagyobb előnye az lenne, hogy időt és energiát takarít meg a vezető számára. A KPMG tapasztalatai szerint a virtuális térben szervezett munka speciális tudást igényel, és ennek megszerzése után sem a szükséges energia befektetés számottevő csökkenésével kecsegtet. Az előnyök sokkal inkább a további növekedési potenciálban vannak. Az egyik nagyon értékes terület a projektekhez szükséges kompetencia bevonásában, és a munkaerő gazdálkodásban keresendő. Ez viszont – főleg a mai munkaerőpiaci helyzet ismeretében – olyan előny, ami miatt érdemes áttekinteni, hogy milyen fő szabályokat kell betartanunk, ha úgy döntünk, hogy online módban szeretnénk levezényelni egy projektet.

1. A merítés

Az online projekt menedzsment legnagyobb előnye a nagyobb, akár nemzetközi merítés. A team tagjainak nem szükséges fizikailag közel lenni egymáshoz. Használjuk ki az ebben rejlő lehetőségeket, hogy a csapatunkban a legjobb kompetencia összetétel jelenjen meg, a projekt méretét és költségvetését figyelembe véve. Ne sajnáljuk az időt a legjobb emberek felkutatására, mert ez később busásan megtérül.

2. A létszám

Olyan munkarendet alakítsunk ki, amelyben a rendszeres online meetingek résztvevőinek száma nem haladja meg a 8 főt. Nincs olyan helyzet, amikor a rendszeres értekezletek létszámnak mindenképpen meg kell haladnia ezt a szintet. Ha ez a benyomásod, gondold át, hogy kiket lehet a szereplők közül kiemelni, hogy egy személyben többeket képviseljenek. Az általánosabb egyeztetésekre azokat kell összegyűjteni, akik képesek továbbadni a legfontosabb megszerzett tudást és a feladatokat. A megbeszéléseket pedig úgy érdemes tematizálni, fókuszálni, hogy az aktuális résztvevők számára ne legyenek üresjáratok, felesleges részek.

3. A metakommunikáció

A tisztán hangalapú kommunikáció a legnehezebb megoldás, mert ebből tökéletesen hiányzik a metakommunikáció. Nem tudhatod, hogy a partnerek figyelnek, hogyan reagálnak, zavaró, ha egyszerre többen beszélnek, csendből, vagy hümmögésből szemkontaktus hiányában nehéz eldönteni, hogy kik értenek egyet az elhangzottakkal, de még azt is, hogy egyáltalán kiknél ment át az üzenet. Ezen a területen a jövőben a virtuális valóság megoldások bizonyára előrelépést jelentenek, de alapvető gesztusok érzékeléséhez a jelenlegi többszereplős videókonferencia eszközök is megfelelőek.

4. A jelenlétérzékelés

Még a videós megoldások sem hozzák át maradéktalanul az offline találkozások valamennyi emberi interakcióját, nem tudsz egyszerre mindenkire figyelni, vagy ők nem figyelnek egymásra, ráadásul kevert a kulturális közeg, és a különböző kéz- és fejmozdulatok nagyon mást jelentenek a világ különböző tájain. A fizikai meetingeken is mindig van, aki nem figyel, multitaskingol értekezlet közben, ez a webkamerát néző vagy csak hanggal jelenlevők mellett hatványozott probléma. A vezetőnek ezen úrrá kell lennie, a figyelem megtartása extra nagy kihívás.

5. A szájbarágás

Az online projektvezetés a fenti okok miatt nagyon pragmatikus műfaj. Mindent ki kell mondani, mindent meg kell ismételni, világosan le kell szögezni, hogy mi a döntés, kire milyen feladat hárul, mik a határidők, és egyáltalán miben maradtatok. A legjobb gyakorlat, ha a projektmenedzsment felület képernyője folyamatosan meg van osztva, és azon már a beszélgetés alatt rögzíted a legfontosabb pontokat, hogy mindenki lássa. A cloud megoldások előnye itt érvényesül igazán, hiszen mindenki akár ugyanabba a státusz oldalba tud jegyzetelni, az egyértelműséget a transzparencia is segíti.

6. A számonkérés

Sokkal nehezebb a számonkérés az online térben, hiszen kimaradnak a “szembetalálkozás” miatt kialakuló napi interakciók. Ha pedig az adott illetőt nem látjuk folyamatosan, könnyen elmaradhat a folyamatos követés. Éppen ezért a virtuális projektmenedzsment igényli, hogy a feladatok listája mindig tételes és részletes legyen, azokon pedig pontról pontra kell végighaladni az ellenőrzéskor, ha nem akarja a vezető, hogy az adott pillanatban kevésbé fontosnak tűnő részletek később problémaként jelentkezzenek.

7. A keretek

Ez a stílus nem mindenkinek fog tetszeni a virtuális asztal körül. Egyesek lekezelőnek, mások feleslegesnek érezhetik a részletességet. Mindenképp érdemes minden projekt legelején tisztázni, hogy a látszólag felesleges, vagy túlzó köröknek mi a célja. Ezek ne a vezető személyiségbeli problémájaként legyenek elkönyvelve, hanem mindenki lássa tisztán, hogy ezek a hatékony együttműködéshez nélkülözhetetlen műfaji sajátosságok, amelyektől nem lehet eltekinteni.

8. A lemaradók és kívülállók

Az online projektmenedzsernek nem minden személyi döntése lesz helyes, és az együttműködés keretei sem lesznek az első perctől kezdve letisztultak. Idő kell, hogy kiderüljön, hogy ki az, aki rendszeresen más vizekre evez, ki az, aki rosszul használja a technológiát, de akár az is lehet probléma, ha valaki rossz minőségű internetkapcsolat miatt folyton kiesik a diskurzusból. Ezek a problémák viszonylag újként hatnak a hagyományos projektvezetéshez képest, az együttműködés több dimenzióssá válik. Azok, akik nem tudnak stabil jelenlétet biztosítani, rendkívüli mértékben hátráltatják a munkát, de ha egyébként jók, akkor külön csatornákon érdemes őket kezelni.

9. A kevert meeting csapda

A kevert, részben offline, részben online meeting olyan rejtett csapda, amibe sokan esnek bele. Amikor négyen ülnek egy asztalnál és ugyanennyien vannak vonalban, utóbbiak gyorsan hátrányba kerülnek, mert kimaradnak az együtt ülők metakommunikációjából. Náluk viszont nagy a kísértés, hogy suttogva, vagy kézjelekkel kommunikáljanak, amíg egy partner beszél, ez viszont olyan összekacsintás, végső soron kirekesztés, amit a vonal túloldalán is megéreznek.

10. A nagy létszám

Minden projektben előfordulnak alkalmak, amikor a 8 főnél nagyobb létszám elkerülhetetlen. Ilyenkor a fenti problémák folyamatossá válásával lehetetlenné válik a hatékony kommunikáció. A konferenciahívásoknál egyébként is megszokott, hogy a résztvevők lenémítják magukat és van egy moderátor, aki a beszédlehetőségeket koordinálja, ezért az online térben nagyobb létszám esetén érdemes megfontolni az egyirányú kommunikációt. ilyenkor egy tömör, fókuszált előadás is hatékony lehet, a diskurzust pedig egy másik platformon lehet kezelni.

11. A személyes találkozók

Mindenképpen érdemes törekedni arra, hogy legalább egyszer találkozzon az egész csapat, de legalább a vezető egyesével ismerje meg a tagokat. Sok minden kiváltható technológiával, de a minimális emberi kontaktus nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a szereplők őszintén forduljanak egymáshoz, ha valamit nem értenek, panaszkodnak, vagy egyéb problémájuk adódik. A leggyakoribb eset, amikor online projektmenedzsmentre vált egy szervezet, ha a csapat egyébként egy lokáción van, de eltérő munkarenddel, ritmussal él. A heti-havi rendszerességgel tartott személyes megbeszélések viszont jelentősen javítják az együttműködés hatékonyságát, érdemes energiát szánni a megszervezésére akkor is, ha a rendszer egyébként a távoli kapcsolatra épül.

12. A technológia

Nincs annál kellemetlenebb, mint amikor a vezető nem ura a használt eszközöknek. A paletta igen színes, különböző megközelítések sokasága van már piacon online projektmenedzsment rendszerekből is. Törekedni kell a vezető számára is komfortos, illetve a projekttípus szempontjából is megfelelő platform kiválasztására. Előfordulhat, hogy ez nem lehetséges, mert a partner, a nagyvállalat, vagy az állami szereplő keze meg van kötve az általa használható kollaboratív eszközök tekintetében. Bármi is legyen a választás alapja, időt kell szánni a technológia megismerésére, illetve folyamatosan érdemes a fejlesztéseket követő tréningekkel is kalkulálni.

Kollaborációs alkalmazások:

A Microsoft Skype of Business (Lync) alkalmazása általános kollaboratív platformként kiválóan megfelel az együttműködésre. Van benne megosztott képernyő funkció, amiben használható az MS OneNote alkalmazás is. Ennek használatakor a konferencia vezetője úgy jegyzetelhet a saját gépére, hogy azt a többi résztvevő is látja, és később mentheti is, azaz nem vesznek el a feladatok és a határidők. A beszélgetéseket rögzíteni is lehet, természetesen a szükséges adatvédelmi hozzájárulások után. A Skype for Business 8 főig kiválóan használható. Technológiai értelemben ennél nagyobb csapattal is működik, de a cikkben jelzett okok miatt ezt nem javasoljuk.

A Cisco Spark kollaboratív szoftvere ennél is többet tud, amennyiben a megosztott képernyőre az összes felhatalmazott résztvevő jegyzetelhet, sőt touchscreen-es laptoppal akár rajzolhat is, olyannyira, hogy akár egymás rajzai is kiegészíthetők. Ahol a rajzolás segít egy probléma felvázolásában, ott ez nagyon hasznos eszköznek bizonyul.

A magyar államigazgatás szereplői többnyire a Skype for Businesshez hasonló funkciókat tartalmazó Vydio nevű alkalmazást használják. Ha állami szereplő van a projektben, érdemes ezt is megtanulni.

Nyolcnál több szereplő esetén érdemes letölteni és feltelepíteni, vagy alkalmilag futtatni a Cisco Webex nevű megoldását, amelyben a kezdeményezőn kívül minden résztvevő lenémítható, így a szereplők nem zavarják egymást. Ez sem egyoldalú kommunikációs felület, mert a jobb oldalán futó chatboxban mindenki felteheti a kérdéseit úgy, hogy azt a többiek is látják.


Írta

Fűzzön hozzá gondolatokat

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Olvass tovább