Az előkészítés alatt álló visszaélés-bejelentésekről szóló törvény értelmében vállalatok belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére lesznek kötelesek, amelyen keresztül a munkavállalók, szerződéses partnerek és más érintettek akár anonim módon bejelenthetik az általuk tapasztalt jogellenes cselekményeket, mulasztásokat. Noha a törvényt egyelőre nem írta alá a köztársasági elnök – elsősorban az Alaptörvény értékeinek megsértésével kapcsolatos rendelkezések miatt – a vállalkozások nem számíthatnak érdemi változásra és a felkészülést befolyásoló tényezőkre.
Alább összefoglaljuk a KPMG szakmai előadásán felmerült legfontosabb hallgatói kérdéseket. Konkrét egyedi kérdés esetén javasoljuk, forduljon a cikk végén megadott szakértőinkhez, akik rendelkezésre állnak a bejelentéskezelő rendszer jogi, technológiai megvalósításában, szükség esetén a megfelelő folyamatok kialakításában.
Mely vállalatokat érintik várhatóan a törvény rendelkezései?
- A legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban foglalkoztató vállalatok, a vállalat tevékenységétől függetlenül;
- A foglalkoztatottak számától függetlenül bizonyos további, a törvényben pontosan meghatározott vállalatok: például Pmt. törvény hatálya alá tartozó vállaltatok, így pénzügyi szolgáltatók, hitelintézetek, ügyvédi irodák, tevékenységük folytatása során 3 millió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést elfogadó kereskedők;
Akkor is van-e tennivaló, ha egy cégnél már működik visszaélésbejelentő rendszer?
Igen, meg kell vizsgálni, hogy a működő rendszer mennyiben felel meg/tér el az új a törvényi előírásoktól. Az eredmény alapján előfordulhat, hogy az új szabályoknak megfelelően a rendszert hozzá kell igazítani az új szabályokhoz, vagy akár át kell alakítani a rendszert és a folyamatokat. Érdemes figyelni például az írásbeli és szóbeli bejelentés lehetőségével, illetve a pártatlan kivizsgálással kapcsolatos előírásokra!
Miben tér el a szabályozás a KKV-k és a nagyvállalatok vonatkozásában?
Két fő különbséget láthatunk.
- Az első a bevezetési határidő, ami a kkv-k esetén fő szabály szerint 2023. december 17-e, a többi szervezetre a törvény kihirdetéstől számított 60. nap;
- A másik különbség, hogy a kkv-k közösen is üzemeltethetnek belső visszaélésbejelentő rendszert, a többieknek azonban saját erre szolgáló bejelentő felülete, saját eljárási szabályzata, saját szervezeti egységre, vagy kiszervezett megbízottra (külső szervezetre vagy bejelentővédelmi ügyvédre) van szüksége.
Ha egy nemzetközi cégcsoporthoz tartozó cégnek van csoportszintű bejelentő rendszere, akkor szükséges-e a magyar entitásnak is saját rendszert létrehoznia?
250 fő foglalkoztatott felett igen (azaz, ha nem kkv), 50-249 fővel működő cégek esetén van lehetőség közös rendszerre, de figyelemmel kell lenni a különböző országok eltérő nemzeti szabályaira a működtetés során (apróbb eltérések lehetnek, mert az Irányelv megenged némi eltérést a minimumszabályokon felül!).
A törvény előírja a vizsgálat és a vizsgáló pártatlanságát. Mit kell érteni ezalatt?
Bár a jogszabály konkrétan nem határozza meg, hogy mit ért a pártatlanság követelménye alatt, az azt hivatott biztosítani, hogy a bejelentés kivizsgálása elfogulatlanul és objektív módon történjen. Ennek értelmében a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki a bejelentéssel érintett cselekményhez vagy személyhez kötődik, vagy a kötődni látszik. A bejelentővédelmi rendszer hatékony működését megkérdőjelezné a pártatlanság hiánya.
Mit jelent a bejelentővédelem a gyakorlatban?
Jogszerűen megtett bejelentés esetén a bejelentőt védelem illeti meg, ha a bejelentőt megtorlás érte, és a bejelentett cselekmény bizonyos, a törvényben konkrétan felsorolt uniós jogszabályokat és azok megfelelését biztosító nemzeti jogszabályokat sérti.
Ennek értelmében a bejelentőt védelem illeti meg a vele szemben a bejelentés miatt megvalósított hátrányos intézkedésekkel szemben (például nem lehet emiatt jogszerűen megszüntetni a munkaviszonyát), illetve egyebek mellett a bejelentő mentesül a bejelentés tekintetében a titoktartási kötelezettség alól: nem terheli felelősség a védett titok (például üzleti titok, know-how) felfedéséért, ha arról jogszerűen van tudomása, és azt a jogszerű bejelentés érdekében felfedi.
A törvény célja annak biztosítása, hogy a bejelentőt ne érhesse hátrány a jogszerűen megtett bejelentés esetén.
A bejelentőt védő intézmény továbbá az ún. bejelentővédelmi ügyvéd megbízása, aki a teljes visszaélésbejelentési folyamatot kezelheti oly módon, hogy a bejelentést a megbízójához továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében titoktartásra köteles.
Mi az anonimitás jelentősége?
A bejelentő anonim módon (személyazonosságának felfedése nélkül) is tehet bejelentést, aminek jelentősége, hogy védelmet jelent a bejelentők számára, hiszen a bejelentők személyazonosságát nem fedhetik fel, így megtorlás sem érheti őket.
Amennyiben a bejelentőt később esetlegesen mégis azonosítják és emiatt megtorlás érné, az ún. bejelentővédelmi intézkedések az anonim bejelentőt is megilletik, ha jogszerű bejelentést tett.
Hogyan érdemes nekikezdeni a visszaélésbejelentő rendszer bevezetésének?
Egy visszaélésbejelentő rendszer bevezetése számos részfeladatot foglal magába: belső szervezési, jogi, informatikai részei vannak, amelyhez a hatékony működés biztosítása végett tájékoztatási, oktatási feladatok is járulnak.
Integrálni szükséges a bejelentőrendszert a vállalat kultúrájába. Fontos, hogy rendszeres legyen a kommunikáció a vezetőség részéről. Nagyon fontosak a tréningek is, ezeket érdemes személyre vagy szervezeti egységekre szabni, mivel mindenhol más-más kockázati tényezők találhatók.
El kell kerülni, hogy a bejelentő-rendszert elbagatellizálják a kollegák és a személyeskedésre használják azt.
Teljesen egyértelműnek kell lennie annak, hogy a bejelentő rendszer használata semmilyen összefüggésben nincs a teljesítményértékelő rendszerrel, és semmilyen retorzió nem érheti azt, aki bejelentést tesz.
Hogyan támogatja az vállalatokat a KPMG a visszaélésbejelentő rendszerek kialakításában? Mik a legfontosabb jogi feladatok?
Bejelentéskezelési eljárásrend kidolgozása és bevezetése: A megfelelő működés biztosítsa érdekében szükséges egy olyan szabályzat kidolgozása, amely a bejelentések megételének és kivizsgálásának az eljárásrendjét rögzíti.
Adatvédelmi dokumentáció aktualizálása: A bejelentésekkel kapcsolódó adatkezelési tájékoztató kidolgozása, adatkezeléshez való hozzájárulás dokumentálása, adatvédelmi szabályzatok kiegészítése.
Tájékoztatás és képzés: A munkavállalók és üzleti partnerek tájékoztatása a bejelentéstétel lehetőségéről és módjairól, és az eljárás menetéről, erre vonatkozó szerződéses klauzulák kidolgozása, valamint belső képzések lebonyolítása.
Közreműködés kivizsgálásban: A jogellenes cselekmények kategóriáinak jogi értékelése, közreműködés a cselekmények kivizsgálásában, esetlegesen bejelentővédelmi ügyvéd segítségének igénybevétele.
Miért érdemes kiszervezni a visszaélésbejelentő rendszerek működtetését?
A törvény által is megkövetelt függetlenséget a kiszervezett megoldás biztosítja legjobban. A munkavállalók számára is így a legegyértelműbb, hogy a rendszer független.
Házon belül működtetett visszaélésbejelentő rendszer esetén a szervezeten belüli külön szervezeti egységet kellene létrehozni erre létrehozni, ami sokkal költségesebb, és nehezebb az anonimitást, függetlenséget, pártatlanságot garantálni.
A KPMG rendszerének használata biztosítja az anonim kommunikációt, ami nagymértékben megkönnyíti az információk begyűjtését.
A KPMG megoldásának választásával az érintett cégek minden kapcsolódó tehertől megszabadulnak.
Mire van szükség a bejelentések kivizsgálásakor? Milyen erőforrásra van szükség a kivizsgálások során?
A bejelentések kivizsgálásakor alapkövetelmény a pártatlan vizsgálat és a pártatlan vizsgálók. Mivel több, mint 40 csalástípus létezik, fontos, hogy szakértő erőforrásokat vonjunk be, hiszen senki nem ért mindenhez. A legtöbb esetben szükség van a bejelentett visszaélés jogi értékelésére, így a kivizsgálás kiszervezésével sokrétű tudással rendelkező szakértői csapatra bízhatjuk a vizsgálatokat
Hogyan működik a KPMG visszaélésbejelentő rendszere?
A KPMG visszaélésbejelentő rendszere komplett megoldást nyújt egy olyan visszaélés-bejelentő és folyamatkezelő rendszer bevezetésére és működtetésére, amely mindenben megfelel a törvény követelményeinek. Biztosítja a teljes visszaélés-bejelentési folyamat kezelését, és lehetőséget teremt, hogy anonim módon lehessen kommunikálni a bejelentővel. A rendszerben minden bejelentés egyedi esetszámot kap, visszakövethető, ugyanakkor garantált az anonimitás.
A KPMG felhőalapú megoldása egyben biztosítja a technológiát és az ügykezelési folyamatot. A rendszer nagymértékben a felhasználó cégre szabható (design, magyar felhasználói felület).
Bővebb profil
