Kötelező lesz a bejelentő rendszer működtetése

Hamarosan a magyar jogba is átültetésre kerül az ún. Whistleblowing vagy Panaszbejelentési Irányelv (2019/1937/EU irányelv), amely az uniós jog (többek között fogyasztóvédelmi szabályok,  a magánélet és személyes adatok védelmét biztosító szabályok, termékbiztonsági szabályok vagy antikorrupciós szabályok) megsértését bejelentő személyek, azaz a „whistleblowerek” védelmét hivatott biztosítani. Az irányelv megalkotására azért került sor, mert az uniós jogalkotó álláspontja szerint az uniós jog megsértésére sokszor azért nem derül fény, mert bár a jogot megsértő köz- vagy magánjogi szervezetek munkavállalói arról értesülnek, azonban ezzel kapcsolatban nem tesznek bejelentést a megtorlástól való félelem miatt.

Az irányelvet átültető magyar törvényre vonatkozó törvényjavaslatot 2023. február 28-án nyújtották be a Parlamentbe. A javaslat a visszaélések bejelentéseinek szabályozása mellett egységes szerkezetben rendezi a panaszok, illetve közérdekű bejelentések kérdését is. A javaslat részletesen szabályozza, hogy mely vállalatokra vonatkoznak a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatos kötelezettségek, illetve, hogy azokon keresztül ki, és milyen esetben tehet bejelentést.

Ki lesz köteles belső visszaélés bejelentési rendszer működtetésére?

• Főszabály szerint azok a lesznek kötelezettek, amelyek legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztatnak.
• Emellett bizonyos más specifikus, a törvényjavaslatban felsorolt vállalatok, például a Magyarországon bejegyzett és az Európai Unió határain kívül engedélyesként vagy üzemeltetőként tengeri olaj- és gázipari tevékenységet folytató foglalkoztatók.
• A legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztató vállalatok számára azonban könnyítéseket fogalmaz meg a törvényjavaslat: közösen is létrehozhatják a belső visszaélés-bejelentési rendszert, illetve esetükben a szabályok csak 2023. december 17-től lesznek alkalmazandók.

Mit lehet majd bejelenteni a belső visszaélés bejelentési rendszerben?

• Elsődlegesen jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás, illetve egyéb visszaélés esetén lehet bejelentést tenni, az erre vonatkozó információ megadásával.
• Emellett a munkáltató is megállapíthat olyan belső magatartási szabályokat a közérdek vagy nyomós magánérdek védelmében, amelyek megsértése a rendszerben bejelenthető lesz.
• Végezetül bizonyos, az Alaptörvényben foglalt értékeket veszélyeztető tevékenység esetén is lehet bejelentést tenni, amilyen például a nemzeti jelképek tiszteletének és használatának akadályozása.

A bejelentést megteheti többek között a vállalkozó által foglalkoztatott személy, a vállalkozással szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó vagy egyéni cég, illetve gyakornok és önkéntes is. De bejelentést tehet az is, akinek foglalkoztatásra irányuló jogviszonya már megszűnt vagy aki éppen a felvételi eljárásban vesz részt. A bejelentés szóban és írásban is tehető. A bejelentés rögzítésére, illetve az abban szereplő személyes adatok kezelésére a törvényjavaslat speciális szabályokat fogalmaz meg. A javaslat emellett részletesen szabályozza a bejelentő megtorlással szembeni védelmét, valamint a bejelentett információkkal kapcsolatos felelősségmentességét is.

Az érintett vállalkozásoknak a rendszer felállítása mellett további adminisztrációs kötelezettsége is lesz, így többek között belső panaszkezelési szabályzattal, illetve adatkezelési dokumentációval is rendelkezniük kell.

A törvényjavaslat az elfogadását követő 60. napon lép hatályba, azonban a középvállalkozásokra a fentiek szerint csak 2023. december 17-étől lesz alkalmazandó.

Az érintett vállalatoknak érdemes mérlegelnie a törvényi megfelelősség mellett az alkalmazott rendszer megfelelő, hatékony működését. Az elsődleges kockázata egy rosszul működő bejelentő rendszernek, hogy a bejelentőnek joga van ahhoz, hogy ha úgy ítéli meg, hogy érdemben nem foglalkoztak a bejelentésével időben és kellő figyelmességgel, akkor a nyilvánosághoz fordulhat a panaszával. Ezzel egy sor reputációs és üzleti kockázatnak teheti ki a céget, mivel üzleti információk kerülhetnek nyilvánosságra vagy üzleti bizalomvesztést okozhat, ha etikai kihágások vagy visszaélésekről szóló híresztelések keringenek a médiában, üzleti körökben.

A nyilvánosságra kerülés kockázata mellett több indok is szól a rendszer megfelelő implementációja és működtetése mellett. Egyik legfontosabb csalásmegelőzési és felderítési eszközként tartják számon, illetve fontos eleme az etikusan működő vállalatirányítási modellnek és ESG-szempontoknak is fő pillére lehet. Nemzetközi tanulmányok és szakmai tapasztalatok alapján a visszaéléseket leggyakrabban az ehhez hasonló bejelentőrendszereken keresztül érkező tippekből fedik fel, és erős visszatartó erővel bír a csalások elkövetésével szemben.

A rendszer bevezetésének és működtetésének számos kihívása lehet, így a törvényjavaslat jelentős könnyítést kínál azzal, hogy lehetőséget ad a bejelentő rendszer kiszervezésére. Ez a kiszervezés is többféle módon történhet: akár a teljes kiszervezés is lehetséges, de vannak olyan megoldások is, ahol csak a bejelentések fogadását és szűrését végzi a szolgáltató, de az is lehetséges, hogy csak egy technológiai platformot nyújt. A technológiai megoldásokat is érdemes felülvizsgálni és a cég méretéhez megfelelő eszközt kiválasztani, számításba venni az anonim bejelentés opcióját és más folyamati funkcióit.

A fenti kérdések, törvényi részletszabályok és gyakorlati tapasztalatok bemutatásához a KPMG jogi és forensic csapata egy online webinárt szervez, amelyre várjuk az érdeklődőket. A rendezvényünk keretében bemutatjuk az új magyar törvényjavaslat elemeit, technológiai vagy más hasznos megoldásokat, illetve egy elképzelt eset alapján prezentálnánk egy ideális jelentési és vizsgálati folyamatot. Az esemény időpontja: Április 19. 14 óra. A részvétel regisztrációhoz kötött, amelyet ide kattintva tud megtenni.