Internal audit outsourcing/co-sourcing – avagy a belső ellenőrzési tevékenység kiszervezése

Kapacitáshiány kezelése csupán, avagy hatékonyságnövelés, értékteremtés és tudástranszfer is egyben?

A klasszikus tervezési megközelítések sokszor arra az adottságra építenek, hogy mennyi (és milyen) humán kapacitás áll a belső ellenőrzési vezető rendelkezésére házon belül. A kapacitások a munkacsúcsra vannak optimalizálva, vagy annyi feladatot vállalnak be, amennyit el tudnak látni. A tapasztalatok szerint ez erős limitációt jelent a vezető számára, mind a kockázatok lefedése, mind az üzleti relevancia és a csapat folyamatos fejlesztése szempontjából.

Kapacitáshiány, különleges szakértelem szükségessége, illetve célzott vizsgálatot igénylő esetekben – mint például új termékkel, szolgáltatással kapcsolatban felmerülő kockázatok, gyakoribb visszaélések, csalások, valamint szervezeti átalakulások – megoldást jelenthet a belső ellenőrzési csapat külső szakértőkkel való támogatása.

A kiszervezés jelentheti a tevékenység vagy folyamat kizárólag külső szolgáltató által történő teljes végzését (outsourcing), avagy megvalósulthat a belső és külső források együttes felhasználásával (co-sourcing). A két megoldás közötti lényegi különbség az, hogy outsourcing estében a külső szolgáltató felel a kockázatok teljes körű azonosításáért és lefedéséért, a módszertan kialakításáért és így a riport jellemzően a saját brand-je alatt jelenik meg. Ez a legmagasabb szintű szakmai értéket, maximális függetlenséget jelent a megrendelő szervezet számára. Ennek ára természetesen magasabb, mint a co-sorucing esetében, ahol a külső szolgáltató munkatársakat biztosít a megrendelő által irányított és kontrollált audit tevékenyégek ellátásához. Utóbbi esetben a megrendelő módszertanát alkalmazzák és a riport általa került kiadásra.

A vállalatirányítás harmadik védelmi vonalát jelentő belső ellenőrzési terület a szervezet méretétől, összetettségétől, tevékenységétől, üzleti profiljától függően, az arányosság elvének megfelelően kell, hogy kialakításra kerüljön. A belső ellenőrzési terület mérete és összetétele vállalatonként eltérő lehet tehát, funkciójuk azonban minden esetben azonos:

  • független,
  • értéket teremtő
  • minőségbiztosítási funkció, melynek
  • stratégiai szinten is tanácsadói szerepet kell betöltenie.

Nagyobb és összetettebb hazai és multinacionális vállalatok, cégcsoportok jellemzően nagy létszámú, csoportszintű, eltérő területekért (pl. IT, HR, hitelkockázat, lízing, piaci kockázat, tőkekövetelmények) felelős egységekből, belső ellenőrökből álló belső ellenőrzési területtel rendelkeznek. A ciklikusan fellépő, pl. a pénzügyi negyedévek és év zárásához, kontrolltesztelésekhez, avagy az illetékes felügyeleti hatóság részéről folytatott rendszeres átfogó ellenőrzésekhez köthető munkacsúcsok, továbbá a speciális szaktudást igénylő audit indokolhatják a belső ellenőrzési terület kapacitásának – és kompetenciáinak – bővítését külső szakemberek, így kiszervezés segítségével.

A külföldi anyavállalatok magyarországi leányvállalatai esetében sokszor az anyavállalat látja el a belső ellenőrzési funkciót, de esetenként (jelentősebb hazai operáció esetén) kialakításra került helyi dedikált belső ellenőrzési csapat is.

Ezeknél, illetve a külföldi anyavállalattal nem rendelkező nagyobb hazai társaságoknál a belső ellenőrzési munkacsúcsokban, illetve azokon kívül is fellépő kapacitás-, illetve szükséges szaktudás hiányt orvosolhatják külső szolgáltató által, mely kombinálni tudja az egyes auditokhoz szükséges szaktudást és erőforrást, a megrendelőnek így nem szükséges folyamatosan rendelkeznie ezen erőforrásokkal.

Felmerülhet továbbá, hogy multinacionális megrendelőkkel történő együttműködést megelőzően, annak feltételeként, a nemzetközi partner átvilágítja a cég üzleti folyamatait a harmadik felekkel kapcsolatban felmerülő kockázatok feltérképezése végett, melyet megelőzően szintén indokolt lehet a külső szolgáltató által lefolytatott audit. Az audit eredményeként született, a folyamatok javítását, fejlesztését, hatékonyabbá tételét, illetve az azonosított kockázatok megelőzését, csökkentését célzó javaslatok beépítése növelheti a megrendelésre irányuló szerződés megkötésének esélyét, és így a vállalat versenyképességét.

A piaci (pl. jogszabályi változások, munkaerőhiány, ellátási lánc problémák) és más körülmények (pl. pandémia, a távoli munka szükségessége) komoly kihívások elé állítja a vállalatokat, és így azok belső ellenőrzés területeit. Létfontosságú a hatékonyság növelése, az új igényekhez illeszkedő rugalmas alkalmazkodás, illetve a tudásbázis növelése, melyek elősegíthetők egy külső, megfelelő szaktudással rendelkező fél által.

A harmadik fél által lefolytatott belső ellenőrzésnek azonban előnyei a következők lehetnek:

  • A munkavállalók esetleges – akár időleges – fluktuációja, avagy a tevékenység/szervezet bővítése esetén előforduló kapacitáshiány kezelése
  • Kapacitások optimális kihasználása
  • A sajátos tudást igénylő belső ellenőrzések esetén költséghatékonyabb lehet a harmadik fél által biztosított szakember, amennyiben az ilyen jellegű belső ellenőrzés nem folyamatos jellegű
  • Szektorokon átívelő tudással és tapasztalattal rendelkező belső ellenőrök, akik révén
    • az iparági legjobb gyakorlatok rövid időn belül elérhetővé válnak, lehetővé téve
    • a változó körülmények (pl. pandémia, állandósult távoli munka) által megkövetelt rugalmas ellenálló képesség (reziliencia), és így
    • az innováció növelését
  • A toborzással kapcsolatban felmerülő kapacitáshiány, illetve kockázatok csökkenthetők, amennyiben a HR ezen folyamata kiszervezésre kerül
  • A belső ellenőrzés objektivitásának biztosítása
  • A piacon elérhető technológiákhoz (pl. adatelemzés) való hozzáférés

A rendszeres, harmadik fél által lefolytatott belső ellenőrzés az iparágtól és a cég méretétől függetlenül elősegítheti a szervezet piaci pozíciójának erősítétét a tulajdonosok, befektetők, üzleti partnerek, beszállítók, ügyfelek bizalmának erősítése, illetve a transzparens, fenntartható és etikus működés iránti növekvő elvárásaiknak való megfelelés által.

A folyamatok hatékonysága növelhető, illetve, ezzel együtt, a lehetséges kockázatok csökkenthetők a külső szolgáltató által lefolytatott, objektív, megfelelő szaktudással rendelkező szakemberek által lefolytatott auditokkal. Az esetleges jogszabályi meg nem felelések is kiszűrhetők, mely által elkerülhetők a felügyeleti hatósági vizsgálatok, és bírságok.

Csökkenthetők továbbá a szakemberek foglalkoztatására fordított költségek azáltal, hogy a külső szolgáltató igénybevétele rugalmas: akkor történik meg, amikor szükség van az adott szaktudásra.

______________________________________________________________________________________________________________________________

A KPMG által nyújtott belső ellenőrzési tanácsadási szolgáltatások segítségével megelőzhetők a visszaélések, vizsgálhatók a belső kontrollok, és ellenőrizhető a vállalati és külső (jogszabályok, hatósági szabályok, sztenderdek) szabályok betartása. Multidiszciplináris szakértői (iparági szakértők, belső ellenőrzési, kockázatkezelési, compliance és etikai szakértők, adózási, számviteli vagy pl. IT-specialisták) csapatunk széles körű, több iparágat lefedő tudással és tapasztalattal rendelkezik a vállalat védelmi vonalainak, illetve a vállalat- és folyamatszintű kontrollkörnyezet átvilágítása és fejlesztése terén.

Szolgáltatásunk magában foglalja a megfelelőségi rezsimek és belső szabályozó rendszerek, működési kontrollok kialakítását, tesztelését és továbbfejlesztését, valamint a belső ellenőrzés teljesítményének és kompetenciájának értékelését. Módszerünk a hatásos tervezés és nyomon követés alkalmazása az ügyfél stratégiájához és üzleti lehetőségeihez igazodva, illetve a szoros együttműködés az ügyfél felső vezetőivel és belső ellenőrzési szakértőivel.


Írta

Fűzzön hozzá gondolatokat

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Olvass tovább