Felhő-alapú szoftvermegoldások és azok implementációs költségei

A felhő alapú szoftvermegoldások bevezetése és használata futótűzként terjed. Mivel a kapcsolódó projektköltségek akár tetemesek is lehetnek, a vállalatoknak érdemes tisztában lenniük a költségek a számviteli kezelésével. Ehhez ad összefoglaló betekintést a KPMG blogbejegyzése, amely az IFRS-IC agenda döntései alapján ismerteti a felhő alapú szoftvermegoldásokra vonatkozó szerződések, valamint a kapcsolódó konfigurációs és testre szabási költségek („implementációs költségek”) IFRS-ek szerinti elszámolásának szabályait.

A felhő alapú szoftvermegoldások esetén az, aki ezeket igénybe veszi, nem tulajdonosa a szoftvernek és nem is birtokolja azt, hanem hozzáférést kap a szoftverhez és akkor használja, amikor szüksége van rá.

Manapság számos vállalat tervezi felhő alapú szoftvermegoldások bevezetését, sokaknál pedig már zajlik is az ilyen projektek megvalósítása. Mivel ezeknek a projekteknek a költségei sokszor jelentősek, a projektek IT szempontú hozadékain túl – bár ezek kétségtelenül a legfontosabbak – érdemes azok számviteli elszámolására is figyelni.

Számviteli szempontból két fontos kérdés merül fel. Hogyan számolja el az igénybe vevő:

• a felhő alapú szoftvermegoldásokra vonatkozó szerződéseket?
• az ilyen megoldások konfigurálása, testre szabása során felmerült költségeit?

A második témáról áprilisban bocsátott ki agenda döntést[1] az IFRS Értelmezési Bizottság (IFRS-IC). A szorosan kapcsolódó első témában 2019 márciusában született IFRS-IC agenda döntés.

1. Hogyan számolja el az igénybe vevő a felhő alapú szoftvermegoldásokra vonatkozó szerződéseket?

Az elszámolást az IFRIC 2021 márciusában kibocsátott agenda döntése alapján, egyszerűsítve így foglalhatjuk össze egy ábrán:

Az egyszerűsített ábrához két fontos megjegyzést érdemes tenni:

• a fenti ábra azokra a jogokra vonatkozik, amelyeket az igénybe vevő megszerez a szoftver használatával kapcsolatban. Egy felhőalapú szolgáltatás bevezetését célzó projekt ennél sokkal bonyolultabb lehet, sok egyéb költség is megjelenhet benne, pl. fizikai eszközök (pl. szerverek) használatáért fizetett díjak, meglévő IT infrastruktúra átalakítása stb. Ezek elszámolásának megállapítása külön elemzést igényel, a vonatkozó standardek alapján. Javasolt e projektek szerződéseit, az ezek igénybe vett szolgáltatásokat részletesen elemezni, ha szükséges, a projektet az elszámolás elemzése céljából részekre bontani és külön elemezni.
• várhatóan sok felhő alapú szoftver szerződés esetén arra a következtetésre lehet majd jutni, hogy azt szolgáltatási szerződésként („SaaS”, avagy „software as a service”) kell elszámolni. Ennek oka, hogy az igénybe vevő sokszor kizárólag hozzáférési jogot kap a szoftverhez, ami nem elegendő ahhoz, hogy kontrollálja a szoftvert, és azt sem tudja meghatározni, hogy azt mikor és milyen célra használják (utóbbi a lízingként való elszámoláshoz lenne szükséges).

2. Hogyan számolja el az igénybe vevő a konfiguráció és testre szabási költségeket („implementációs költségek”)

Lentebb csak azokkal az implementációs költségekkel foglalkozunk (az IFRS-IC is ezekkel foglalkozott), amelyek szolgáltatási szerződésként elszámolandó felhőalapú megoldáshoz kapcsolódnak. Azt várjuk, ez lesz a leggyakoribb eset.

Az elszámolást az IFRS-IC 2021 áprilisában kibocsátott agenda döntése alapján, egyszerűsítve így foglalhatjuk össze egy ábrán:

*az implementációt végezheti külső fél, de a társaság munkavállalói is, az elszámolás szempontjából ez nem jelent különbséget
**az előre fizetett költség elhatárolandó

Megint csak érdemes néhány fontos megjegyzést tenni az ábrához:

• Nagyon fontos azonosítani, hogy pontosan milyen konfigurációs, implementációs szolgáltatásokat jelennek meg a projektben (pl. migráció, tesztelés, training, szoftver testre szabása, interfészek kiépítése a szoftverhez stb.). Csak ezután leszünk képesek e szolgáltatások költségeinek elszámolását elemezni.
• Mivel a tárgyalt esetben a mögöttes szoftvert nem kontrolláljuk, azt várjuk, hogy az implementációs költségek nagy részét várhatóan nem fogjuk tudni külön immateriális eszközként felvenni a könyvekbe. Ez azonban nem automatikus (pl. lehetnek a szolgáltatott szoftverhez az igénybe vevő által kiépített olyan interfészek, amelyekről esetleg belátható, hogy IAS 38 szerinti immateriális eszközök).
• Ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani, egy implementációs szolgáltatás elkülönül-e vagy sem a szoftverhez való hozzáféréstől, az IFRS 15 útmutatását kell alkalmaznunk. Ez egyáltalán nem kézenfekvő – hiszen most a szolgáltatást igénybe vevő oldalán vagyunk, az IFRS 15 pedig a szolgáltatás nyújtója szempontjából íródott –, de az IFRC-IC szerint ez a megfelelő megoldás. Természetesen a kérdés megválaszolása az IFRS 15 útmutató alapján is jelentős mérlegelést kívánhat.

Fentebb összefoglaltuk a főbb gondolatokat a felhőalapú szolgáltatások és azok implementációs költségeinek elszámolásával kapcsolatban (utóbbiakat szolgáltatásként elszámolt szerződések esetén), de az ábrákról is látszik, hogy az egyes ágak részletes elemzést, több esetben jelentős mérlegelést igényelhetnek.

Ha kérdése merülne fel a fentiekkel kapcsolatban, keressen bizalommal!

[1] Az IFRS-IC agenda döntései az alkalmazók által feltett számviteli kérdések nyomán születnek. Lényegében arra vonatkozó kijelentések, hogy az adott kérdés kapcsán miért nem szükséges a meglévő IFRS-ek módosítása. Egy agenda döntés a legtöbb esetben magyarázatot tartalmaz a feltett számviteli kérdés kapcsán, elősegítendő az IFRS-ek konzisztens alkalmazását. Az agenda döntések az IFRS standardok útmutatásának részét képezik, így a beszámoló készítők által alkalmazandók.