A negyedik ipari forradalom vívmányairól napi szinten hallunk optimista beszámolókat, a blockchain, IoT, mesterséges intelligencia használatától többnyire gyors és jelentős változásokat várunk. Ez a várakozás nagyrészt igaz is, nem véletlenül nevezik felforgató technológiáknak ezeket. A fejlődésnek azonban több dimenziója is van, talán az egyik legfontosabb elv, hogy mi tudjuk befolyásolni a digitális teret és ne az határozzon meg minket.
Egy sikeres üzleti vállalkozás számára elengedhetetlen, hogy az úgynevezett aranyháromszög vagy másképp a 3P: (People, Process, Platform) mindhárom területére kellő hangsúlyt fektessen, annak érdekében, hogy a vállalat fejlődése hosszú távon is kiegyensúlyozott és fenntartható legyen. Legtöbben hajlamosak csupán a platformra, vagyis a használt rendszerekre összpontosítani és elhanyagolni a folyamat oldali megközelítést.
Nem meglepő, de ha egy vállalat elkezd „okos” technológiákat használni, akkor azokat nem lehet hagyományos módon kezelni. Ilyenkor lépnek elő az „okos kontrollok”, olyan folyamatba épített automatizált megoldások, melyek már a működés folyamán segítenek vállalatnak, hogy például egy pénzügyi terület a szabályoknak megfelelően, kevesebb hibával, hatékonyan működjön.
Miben segíthetnek az előre paraméterezett, azonnal futtatható lekérdezések?
- a pénzügyi folyamatok összehangolt/egységes működésének ellenőrzésében,
- a csalásgyanús tételek listázásában,
- az eddig ellenőrzésre fordított munka mennyiségének csökkentésében és
- a minőség javításában, hiszen az eddig ellenőrzésre fordított kapacitást most más területen tudja kamatoztatni a vállalkozás.
Az automatizált kontrollok külön emberi erőforrás bevonása nélkül készítik el a jelentést a vállalat vezetőjének az adott részleg hatékonyságáról, ugyanakkor az operatív dolgozók számára is közvetlen visszajelzéseket adhatnak, mellyel azonnal orvosolhatják az esetleges hibákat.
A vezetői riportálási felület (dashboard) kizárólag annyi információt tartalmaz, mely a funkcionális területek teljesítményének megítéléséhez szükséges, viszont tényleges, akár valós idejű rendszer adatok elemzése alapján követhetik nyomon a trendeket, teljesítménymutatókat (KPI), átfutási időket (lead time), valamint kaphatnak jelzéseket a fejlesztendő területekről a szervezetükben. Nem kell többé egyesével jelentéseket bekérni, és azok előállítására várakozni, akkor és ott kérdezhetőek le az ellenőrzések eredményei, amikor azok aktuálisak.
A dolgozóknak pedig nem kell többé a napi munkát félretenni a vezetői kérések miatt, sőt önmaguk ellenőrzésére is gyorsan listázhatják a javítandó tételeket, megspórolva ezzel többek közt a korábban kampányszerűen beiktatott önellenőrzések miatti kiesést is.
Mi indokolja a folyamat-fókuszt? Gondoljunk bele, hogy mi kerül kevesebb erőforrásba: 1 évre visszamenőleg észlelni egy hibát vagy folyamatában korrigálni? Ha nagyobb időszakok után blokkokban gondolkodunk, akkor már a probléma gyökér okának megtalálása is kihívás, illetve igen drága visszamenőlegesen javítani minden egyes következményt is, nem beszélve arról, hogy a hibás működés minden egyes napjával a cég hordozza a hatósági büntetés és a reputációs veszteséggel kockázatát is. Ennél egyértelműen szerencsésebb, ha a hibák idő előtt felszínre kerülnek és még csírájában elfojthatóak a negatív következmények megelőzhetőek.
A felhasználható kontrollok típusai:
Szervezeti kialakítástól és alkalmazott rendszerektől függően dolgozunk megelőző (preventív) és utólagos (detektív) kontrollokkal a csalás megelőzés (anti-fraud), pénzügyi veszteség elkerülés (finacial loss) és szabályzatnak való megfelelés (compliance) területén.
A módszertan nagyban épít a nemzetközi könyvvizsgálati és belső ellenőrzési sztenderdekre, valamint a termelésből már jól ismert LEAN módszertan és PMI elemeire.
Megtalálhatóak a kontrollok közt az úgynevezett ’polcos’ megoldások, melyek jelentős részére ugyan az ERP rendszerek beépített megoldást is kínálnak, a gyakorlatban azonban azt tapasztaljuk, hogy
- a) ezekről a felhasználók nagy része nem tud,
- b) a kialakításnál nem lettek megfelelően paraméterezve,
- c) a változó szervezeti felépítés miatt a kialakított rendszer már nem alkalmas ennek kezelésére.
A fő fókusz éppen emiatt a testreszabáson van. Az automatizált megoldások akkor működnek igazán jól, ha szervezeti egységre szabottak. A pénzügyi folyamatokat felmérjük, a már alkalmazott ellenőrzéseket és az iparági gyakorlatot (best practices) egységes kontroll katalógussá formáljuk és a vállalat vezetőivel közösen döntünk az automatizálni kívánt kontrollok listájáról.
Ezzel a módszerrel napvilágot látnak a szervezeten belüli inkonzisztenciák, az ok nélkül duplikált, redundáns ellenőrzések is. A vállalat vezetői már a munka folyamán reális képet alkothatnak saját szervezetük fejlesztendő pontjairól, digitális érettségéről, s ennek fényében tudják rangsorolni a stratégiai víziójuk eléréséhez szükséges lépéseket. A közösen kialakított, automatizált kontrollok pontosan azt ellenőrzik majd, amire a szervezet vezetőinek szüksége van.
Bővebb profil
